Webinar e riunioni online: 20 consigli per affrontare la webcam con stile (anche da casa)

Mai prima d’ora avevamo colto il valore di tecnologie tanto efficaci nel farci stare insieme agli altri anche a chilometri di distanza. Le piattaforme nate per webinar, videochiamate e meeting online esistevano già da prima che l’emergenza epidemiologica ne imponesse l’uso per far fronte alle conseguenze del distanziamento sociale. Difficile pensare all’home-working senza strumenti così.

Adesso che tutti la usiamo, vien da chiedersi: come dare il meglio di noi di fronte ad una webcam?

Zoom, Meet, Skype & C. offrono oggi occasioni di visibilità in più in una strategia di personal storytelling. Con il prezioso contributo di Beatrice Lombardi, studentessa di Scienze Psicosociali della Comunicazione, ho perciò pensato di stilare un elenco di pratici consigli. Li abbiamo distinti in tre categorie:

• Impostare la ripresa
• Gestire il suono
• Curare il public speaking

Vediamoli uno per uno: scoprirai come puoi trasformare, con qualche accortezza, i tuoi incontri online in esperienze memorabili.

Fare un buon webinar: impostare la ripresa

Non serve essere videomaker o registi esperti per dare dignità alla nostra presenza in video, basta conoscere alcuni principi della fotografia per evitare errori e cadute di stile.

1) Posizionare bene la webcam.
L’ideale è che si trovi appena sopra all’altezza degli occhi, per uno sguardo più incisivo e luminoso.
Fai attenzione all’inclinazione: va puntata in modo che l’asse di ripresa risulti perpendicolare allo sfondo. Se guardasse verso il basso o verso l’alto, le linee verticali della scena presenterebbero un’antiestetica inclinazione.
Un’altra cosa: dai una pulita alla lente ogni tanto. Unto e polvere sono la causa di aloni e sfocature dell’immagine.

2) Aggiustare l’inquadratura.
Occupa da protagonista la porzione di schermo della tua inquadratura: trasmetterai personalità ogni qualvolta gli sguardi dei presenti si poseranno su di te.
Conosci la regola dei terzi?
È una teoria legata alla costruzione dell’immagine che deriva dalla pittura. Pensa di dividere in nove quadranti uguali lo spazio dell’inquadratura con due linee orizzontali e due linee verticali, equidistanti tra di loro.
Il nostro occhio tende a percepire equilibrio e armonia nel momento in cui il soggetto osservato si trovi perfettamente al centro oppure si sovrapponga ai cosiddetti punti di forza, luoghi d’intersezione tra le linee verticali e orizzontali. Sfrutta questa dinamica a tuo vantaggio: posiziona la tua figura al centro della scena oppure lungo uno degli assi verticali.
Studia bene la tua distanza dall’obiettivo: prova ad avvicinarti o allontanarti fino a che non avrai trovato il tuo mezzo busto migliore.

3) Smartphone, orizzontale o verticale?
Se il dispositivo di ripresa è uno smartphone, ti verrà naturale disporlo in verticale. Non è detto che sia una buona scelta. Vista su un Pc, la porzione di schermo occupata da te potrebbe presentare delle sgradevoli barre nere ai lati. Nel caso, meglio tenere il cellulare in orizzontale per un’immagine che riempia bene lo spazio disponibile.

4) Prenditi cura del set.
La scena che gli spettatori vedranno alle tue spalle dirà molto di te. Un ambiente caotico e disordinato oppure sciatto e poco curato sarà un pessimo biglietto da visita.
Per costruire l’ambientazione dei tuoi collegamenti online ecco tre idee:

• Un classico, la libreria. Una soluzione molto duttile: puoi personalizzare la scena cercando il giusto equilibrio tra quel che disporrai sugli scaffali: libri, piante, cornici portafoto e altri oggetti. Fai attenzione alla cromia affinché lo sfondo non distragga dalla tua presenza. Per non sbagliare opta per pochi colori, meglio ancora se nella gamma dei neutri.
• Uno sfondo tinta unita. Può andar bene una parete, magari tinteggiata per l’occasione oppure uno di quei pannelli materici, da rivestimento, in vendita nei negozi di articoli per l’edilizia. Io ho ricoperto un vecchio paravento con alcuni pannelli fonoassorbenti, ricavando una quinta efficace anche dal punto di vista sonoro.
• Il green screen. Puoi acquistare per pochi euro uno di quei teli verdi usati nel cinema come fondale. Attraverso un procedimento digitale – funzione prevista da quasi tutte le piattaforme per i webinar – il colore di sfondo viene sostituito (gli addetti ai lavori usano il termine bucare) da una seconda immagine. Lorenzo, il mio collega, è solito usare fotografie d’interior scattate negli alberghi in cui ha dormito. L’effetto scenografico è straordinario.

5) Controllare la luce.
Una volta capito come gestire l’inquadratura e l’ambiente circostante, assicurati di godere di una luce appropriata.
Puoi sfruttare quella dell’ambiente, naturale o artificiale che sia, purché non generi eccessive ombre o punti di sovraesposizione. Controlla che la fonte luminosa non sia alle tue spalle (altrimenti il tuo volto, per contrasto, sarà al buio); meglio che sia frontale o di tre quarti.
Se la luce ambientale non è sufficiente, puoi pensare di acquistare una luce a led da tenere accanto alla tua postazione. Le più comuni e semplici da utilizzare sono quelle ad anello (luci anulari / ring light), spesso fornite con appositi cavalletti e supporti per lo smartphone. Si trovano ad ogni prezzo. Assicurati che abbia un diametro di almeno 35-40 centimetri, e che preveda la regolazione dell’intensità e della temperatura (calore) della luce.

Il tocco da maestro l’ha rivelato Tom Ford, designer e stilista, ad una giornalista del New York Times: illumina il profilo del tuo viso con una lampada posizionata a lato dello schermo, quindi “(..) metti un pezzo di carta bianca o una tovaglia bianca sul tavolo a cui sei seduto, ma assicurati che non sia visibile nella ripresa. Ti darà un po ‘di riempimento e riflesso”.

Fare un buon webinar: gestire il suono

Il suono è una componente fondamentale per un collegamento a distanza, forse ancor di più dell’immagine. L’oratore, in un webinar, potrebbe risultare sgranato o addirittura fuori fuoco e riusciresti comunque seguirlo. Se l’audio fosse invece disturbato o di bassa qualità, troveresti difficile farlo.

6) Preservare la qualità sonora delle tue trasmissioni.
Parti dalle condizioni del locale in cui operi: fai in modo che rumori di fondo non siano di disturbo. Scegli un posto tranquillo. Non è sempre facile: se trasmetti da casa, magari vicino a una finestra aperta, i rumori provenienti dalla strada possono invadere il tuo spazio. Non solo: a meno che tu non viva da solo, il vociare dei tuoi famigliari potrebbe interferire e rendere pubbliche ai partecipanti le tue questioni private. Fai quanto ti è possibile per isolarti.
Per evitare distrazioni, per gli altri e anche per te, suggerisco anche di silenziare lo smartphone e le notifiche del computer.
Se ti dicono che la tua voce si sente a scatti o metallica, è probabile ci siano problemi di segnale in uscita: prova a spegnere la webcam, sfruttando così la banda disponibile per il solo trasferimento di dati relativi all’audio. Parteciperai all’incontro solo con la voce, ma riuscirai a farti sentire.

7) Migliorare il suono con un buon microfono.
Quello integrato nel computer in genere non offre prestazioni straordinarie. Alcuni relatori utilizzano gli auricolari dello smartphone: evitano che il segnale d’uscita degli speaker rientri in circolo creando un fastidioso loop, ma il suono della voce è spesso gracchiante.
Con una spesa piuttosto contenuta (a partire dai 50 euro) è possibile invece infondere corpo e calore alla voce: basta acquistare un discreto microfono esterno usb a condensatore.
Puoi eliminare i possibili riverberi del locale in cui ti trovi e rendere ancor più morbido il suono dotando la stanza di tendaggi e tappeti. Esistono anche apposite pareti o semplici pannelli fonoassorbenti, se volessi fare il salto di qualità.

8) Silenziare il microfono quando non parli.
Se la tua videochiamata prevede l’intervento di più persone, è buona cosa mettere il proprio microfono in mute quando si lascia la parola ad altri.
Rispettare i turni in un meeting online risulta più difficile rispetto ad uno in presenza, e il sovrapporsi alla voce di qualcun altro è fonte di disagio. I software di alcune piattaforme sanno gestire la circostanza modulando l’audio dei microfoni di chi interviene.
Se i partecipanti sono numerosi, è utile delegare a qualcuno il ruolo di moderatore, affinché gestisca i turni di parola, disattivando i microfoni inutilizzati e limitando il caos.

Foto di © Lorenzo Lucca

Fare un buon webinar: curare il public speaking

Parlare davanti ad uno schermo ascoltato da decine, centinaia di persone ma – di fatto – da soli, può rappresentare una sfida anche per il comunicatore più esperto. Sebbene le circostanze siano particolari, si tratta comunque di un momento di public speaking e come tale va affrontato.

9) Fai sapere chi sei.
Se la piattaforma prevede un campo apposito, un’etichetta, sotto alla tua immagine, usalo: è il tuo biglietto da visita. Non lasciare la dicitura di default (tipo “iPad di Mario“), scrivi il tuo nome e il tuo cognome, ed eventualmente il nome della tua ditta. Sapere come ti chiami aiuterà i partecipanti alla riunione ad interagire con te e ricordarti.

10) Scegli un outfit adeguato.
Seppure informale il luogo in cui ti trovi, ogni incontro online richiede tutto il tuo rispetto. Puoi dimostrare attenzione per le persone collegate non solo con le parole, anche con la cura della tua persona.
Non trascurarti. Scegli un outfit consono alla situazione (dalla vita in su, almeno), capello ordinato e, per le signore, un velo di trucco se lo desiderano. Niente più di quel che già faresti per una normale riunione di lavoro.

11) Enfasi e convinzione.
Lo schermo incornicia il nostro volto e incanala l’attenzione su di noi: ci vuole abitudine per superare l’imbarazzo, ma prova a metterci un po’ di convinzione nel proferir parola. L’intenzione è quel che serve per evitare di risultare noiosi. Scandisci le parole cosicché la tua voce superi i limiti tecnici del mezzo e le condizioni di chi ascolta spesso non ottimali, come casse di scarsa qualità e ambienti rumorosi. Non correre quando parli: impara a gestire le pause per dare enfasi ai punti chiave del tuo discorso, con tono e volume adeguati.

12) Non restare impalato.
Il limite dello spazio non deve esserlo per il movimento. Non è necessario stare rigidi e congelati, tutt’altro. Se ne senti il bisogno, ben venga il gesticolare, l’enfatizzare i concetti con le mani.
Il movimento rende più vivace l’argomentazione e aiuta il messaggio a superare la distanza. Senza cadere in eccessi teatrali, la componente non verbale è un elemento importante del messaggio, forse ancora più nel momento in cui manca il contatto umano diretto. Attenzione però a non uscire dall’inquadratura.

13) Contatto visivo.
Guarda verso la webcam. Se ti è possibile – dipende dall’applicazione che usi – riduci a miniatura la porzione di schermo in cui sei presente tu o la persona che sta parlando e spostala nel punto più vicino all’occhio della telecamera. Ti verrà naturale posare lì il tuo sguardo: la direzione apparirà quindi rivolta allo spettatore.

14) Interagisci.
In una riunione online ti sarà più facile. Ma anche per un webinar di cui sei relatore esistono tecniche per coinvolgere il pubblico. Consistono nel chiamarlo in causa con esempi di esperienze comuni: “Sarà capitato anche a voi di…”, “Avete presente quando…?”, “Quante volte avete provato la sensazione di…?”. Oppure rivolgendo domande dirette inerenti l’argomento del discorso: “Chi sa dirmi cosa succede se…?”. Alla domanda, lo spettatore potrà rispondere mentalmente ed il meccanismo avrà l’effetto di mantenerne viva l’attenzione.

15) Usa lo storytelling.
Racconta, se vuoi farti capire. Le storie hanno la capacità di rendere semplice ogni cosa: chi le ascolta apprende e ricorda ciò che hai da dire, assimila nozioni, valori, concetti e comprende la personalità di chi narra. Il magico potere delle storie è la pozione magica con cui affrontare l’avventura di uno speech davanti alla webcam.

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16) Utilizza supporti visivi.
Se il contesto lo consente, aiutati con le slide: rendono più chiari i concetti. Fai in modo che siano un semplice supporto alle tue parole, non una ripetizione. Sì a elenchi puntati, grafici e tabelle, no a lunghi testi che distraggano: chi ti segue dovrebbe concentrarsi su di te, non sulle tue slide.

17) Ascolta con attenzione.
Presta attenzione agli altri: con un volume d’ascolto adeguato, anche mentre parli potrai percepire il segnale di qualcuno che desidera intervenire con una domanda o una propria considerazione. E quando sono altri a parlare, evita di distrarti giocando con lo smartphone: se la situazione si fa noiosa, la tentazione di fare altro è forte. Ricorda sempre che qualcuno ti guarda.

18) Gestisci il tuo tempo responsabilmente.
È buona regola il rispetto del tempo. Non mi riferisco solo alla puntualità con cui presentarsi all’appuntamento, ma soprattutto alla gestione dei secondi o minuti di cui è lecito disporre. Non perdere mai di vista l’orologio.
Come in una riunione di lavoro o in un’occasione di public speaking in presenza, anche in una situazione online evita di monopolizzare l’incontro con estenuanti monologhi, o dilungarti oltre i tempi previsti.
Se ti è possibile, prepara i tuoi interventi pianificando un tempo inferiore a quanto ti è stato assegnato: eviterai di trovarti nell’imbarazzante situazione di accelerare nell’accorgerti che il tuo tempo si sta esaurendo.

Due cose ancora, anzi di più

All’elenco di consigli, aggiungiamo quelli di due amici professionisti che, dopo aver letto questo articolo, hanno voluto dire la loro in proposito.

19) Performance video da professionista.

Così Antonio Tony Meraglia, digital video strategist fiorentino, suggerisce:

“Innanzitutto evita il wi-fi. Per accedere alla rete da Pc, meglio il caro vecchio cavo ethernet, possibilmente collegato direttamente al router. Eviti che il segnale vada a scatti, per via dei cambi di frequenza delle onde radio. Chiaramente, più veloce sarà l’upload della tua connessione, migliore sarà la qualità generale della trasmissione”.

E poi aggiunge: “Sfrutta tutta la memoria del computer. Prima di un webinar, chiudi tutte le applicazioni e riavvia il tuo dispositivo. Libererai la memoria utilizzata da vari processi in corso ed eviterai fastidiosi effetti singhiozzo”.

20) Qualità professionale anche per l’audio

Andrea Caniato, voice Researcher e consulente per la qualità sonora, aggiunge alcune interessanti considerazioni tecniche.

“Per un audio di qualità superiore, utilizzate un computer desktop. I telefoni ad oggi non offrono buone prestazioni sonore. Vale il consiglio di cui sopra: acquistare un buon microfono. Dimentichiamoci però alcuni sistemi frequentemente utilizzati come gli array microfonici e le cuffie USB con l’archetto, le cui caratteristiche lasciano a desiderare.
È buona cosa, inoltre, prestare attenzione alla voci di configurazioni del proprio account Zoom e in Webex, disponibili solo per i Client da Pc. Ad esempio in Zoom, nell’area Impostazioni > Audio, c’è un’opzione apposita dedicata a musica e audio professionale, oltre alle impostazioni di eliminazione rumore di fondo, volume e quelle avanzate per la riduzione eco.
Pur con un buon microfono, spesso le piattaforme applicano delle impostazioni che vengono ritenute migliorative, ma che di fatto sono causa di scarsa qualità sonora. Per un audio qualitativo suggerisco l’impostazione “music mode”, con il circuito chiuso (auricolari o cuffie per ascoltare) e tutte le opzioni – cancellazioni rumore, eco e controllo automatico del volume – disattivate”.

Ecco quindi che, con qualche accortezza, i giusti settaggi, un microfono di buona qualità – senza investimenti esagerati – sarà facile infondere un suono professionale al proprio stile. Perché, come spiega Andrea, “Sounding good is sounding credible”.

Conclusioni

Abbiamo scoperto tante virtù delle conferenze online: consentono di parlarsi e guardarsi in faccia senza spostarsi da casa o dall’ufficio (con impatti positivi anche sul traffico e di conseguenza sull’ambiente), ottimizzano i tempi di lavoro, permettono rapporti più frequenti con clienti e collaboratori lontani, aiutano a diffondere più velocemente le informazioni.
Ora che le nuove abitudini – apprese fin dai primi giorni dell’emergenza epidemiologica – ci portano più spesso di fronte ad una telecamera, è giusto cercare di capire come, in un incontro a distanza, dare il meglio di noi stessi, valorizzare la nostra identità, cogliere l’opportunità di contribuire allo storytelling della nostra attività professionale.

Non è più tempo per l’improvvisazione: per trasmettere il valore delle nostre parole, l’attenzione ai dettagli è fondamentale. Anche restando nel salotto di casa.